APOIO À GESTÃO E ORGANIZAÇÃO

 

 

O apoio da ENTRAJUDA às instituições de solidariedade social, tem por objectivo ajudá-las a dotarem-se com mais organização e melhor gestão e é efectuado por via do fornecimento e implementação de um conjunto de produtos e serviços que, em função das necessidades identificadas, podem ser estruturados de uma forma específica ou revestirem a forma de produtos formatados, por darem resposta a necessidades comuns a todas as instituições.

A carteira de Produtos e Serviços oferecidos pela ENTRAJUDA abrange um vasto leque de áreas, tanto de gestão como técnicas, que influenciam a qualidade da gestão.

 

1 - Estratégia

Planeamento Estratégico

 

a)     Clarificar a Visão / Missão da instituição

b)     Definir a Estratégia

c)     Traçar o Plano de Actividades anual e Orçamento

d)     Planeamento Operacional

e)     Desenhar o Plano de Acção

f)      Definir e ordenar por prioridades os objectivos de actividade

g)     Elaborar um Cronograma de Objectivos / Responsáveis / Data

     

 

2 - Organização

Diagnóstico Organizacional

 

a)     Analisar os recursos humanos e técnicos da instituição, na perspectiva dos seus objectivos, sua organização, interacção funcional e comunicação

b)     Ajudar a definir a estrutura de funções de gestão da Instituição

c)     Ajudar a definir a estrutura de Organização e o Organograma da Instituição

d)     Desenhar os sistemas de organização / comunicação interna e externa

Manuais de Procedimentos

 

a)     Elaborar os Manuais de Procedimentos por Funções de Gestão

 

3 - Relações Institucionais

Orientação e Acompanhamento

 

a)    Orientar e acompanhar as relações e acções marcantes, nomeadamente actos e contratos, com as entidades e parceiros públicos e privados

 

4 - Tecnologias de Informação

Telecomunicações

 

a)     Sistemas, tecnologias e equipamentos de telecomunicações com o apoio de parceiros

b)     Ligação à Internet

Informática

 

a)     Hardware – Computadores, impressoras…

b)     Software – Programas informáticos

Formação

 

a)     Informática e Internet

 

5 - Financeira

Fundos e Financiamentos

 

a)     Orientar e instruir processos de candidatura a Fundos Comunitários junto das instituições competentes.

b)     Orientar e instruir processos de candidatura a Financiamentos junto de instituições financeiras

Património, Instalações e Equipamentos

a)     Visitar as instalações para avaliar da necessidade de execução de benfeitorias / reparações

b)     Realizar auditorias aos equipamentos com vista à execução de reparações ou eventuais substituições

Auditorias Económico-Financeiras

 

a)     Promover a realização de auditorias, quer no âmbito económico, quer no âmbito financeiro

Orçamentos

 

a)     Elaborar Orçamentos de Exploração

b)     Elaborar Orçamentos de Tesouraria

Contabilidade e Fiscalidade

 

a)     Apoiar o processamento da contabilidade geral, analítica ou por centros autónomos de custos/proveitos, e o processamento de salários

b)     Apoiar na gestão das obrigações fiscais

Seguros

 

a)     Avaliar as coberturas e propor alternativas

 

6 – Recursos Humanos

Descrição de Funções

 

a)     Definir os objectivos e as responsabilidades de cada Função de Gestão

b)     Inventariar as tarefas-chave por Função de Gestão

Recrutamento e Selecção

 

a)     Definir perfis de candidatos profissionais e voluntários

b)     Indicar meios e processos de captação de candidatos

c)     Acompanhar entrevistas de selecção

Voluntariado

 

a)     Ajudar na criação de um Banco de Voluntários da instituição

Formação

 

a)     Identificar necessidades de formação

b)     Promover e coordenar acções de formação

Avaliação e Desempenho

 

a)     Desenhar e implementar sistemas de Avaliação e Desempenho

b)     Analisar resultados e propor correcções

Sistema de Sugestões

 

a)     Desenhar e implementar Sistemas Integrados de Sugestões

b)     Acompanhar e dinamizar o processo de participação dos colaboradores

 

7 – Jurídica

Constituição de IPSS

 

a)     Orientar e apoiar no processo legal de constituição e regularização da instituição

Avaliação Jurídica

 

a)     Realizar auditorias no âmbito jurídico com vista a confirmar do cumprimento de todas as obrigações legais em todas as áreas e processos da instituição

Actos e Contratos

 

a)     Aconselhar e apoiar, no âmbito jurídico-legal, a Instituição nos actos e contratos marcantes da sua actividade 

Contencioso

 

a)     Assistir a instituição na condução de processos de contencioso

 

8 – Controlo de Gestão

Sistemas de Controlo de Gestão

 

a)     Desenhar e implementar Sistemas de Controlo de Gestão por áreas – Objectivos de Actividade / Objectivos Financeiros / Avaliação de Desempenho / Qualidade

 Programa Gestão e Qualidade

 GQ

O Programa GQ tem como objectivo apoiar as Instituições a fazerem um caminho que as ajudará na obtenção de certificação de qualidade.

O programa consiste numa intervenção estruturada, baseado no modelo “Qualidade em Respostas Sociais” do Instituto de Segurança Social, que promove a melhoria da gestão e organização das Instituições. Inclui 10 sessões de  formação teórica em diferentes áreas de gestão como Liderança, Planeamento e Estratégia, Recursos Humanos, Gestão de Instalações e Equipamentos.  De realçar a componente prática, assegurada por voluntários que apoiam cada instituição individualmente e ajudam a implementar um conjunto de boas práticas, tornando as instituições mais eficientes e capazes de ajudar mais pessoas com os recursos de que dispõem.

Programa GQ - Base

Tem por objectivo apoiar a melhoria da gestão e organização das IPSS, permitindo o cumprimento dos requisitos necessários à obtenção da certificação de qualidade.

Programa GQ - Avançado

Propõe fomentar o desenvolvimento de áreas específicas com o objectivo de aprofundar o processo de melhoria da gestão.

                                                   em parceria com a Fundação Manuel Violante

 

Programa Conferências de S.Vicente de Paulo

 

A ENTRAJUDA efectuou uma análise de necessidades e desenvolveu uma ferramenta informática web-based, específica para as Conferências que as auxilie na distribuição dos produtos (alimentos, medicamentos, roupa, etc.), na caracterização dos utentes e na elaboração de estatísticas periódicas. Cada Conferência Vicentina terá acesso à sua página pela internet com uma palavra passe.

 

                     com o apoio da Fundação  Montepio, Variograma e Fundação PT

Software  de Gestão para os Bancos Alimentares

 

Num projecto específico para os Bancos Alimentares Contra a Fome, a ENTRAJUDA é o agregador (hub) da implementação de um software de gestão uniformizado – projecto denominado “ERP PRIMAVERA - Banco Alimentar”.

Os Bancos Alimentares ficam com uma solução eficiente e podem uniformizar a informação.

Foi implementada a aplicação Primavera - versão EXECUTIVE, disponível na Cloud (oferecida pela Primavera à ENTRAJUDA para os Bancos Alimentares a custo zero) que permite o acesso imediato às aplicações e restantes serviços associados, reduzindo o custo com equipamento, com um elevado grau de autonomia e de mobilidade. Cada Banco Alimentar tem uma gestão independente e protegida.

Foram ainda disponibilizadas ações de formação na PRIMAVERA ACADEMY em Braga e Lisboa.

A implementação do projecto ficou a cargo da DIGINFOR, Premium Partner da Primavera que contribuiu com a realização dos seguintes trabalhos: adaptação do software, personalização de layouts, formação à medida, bem como com os serviços pós-implementação: suporte técnico telefónico e remoto.

                                 

                                      em parceria com a Primavera, a Diginfor e a Fundação PT

Desenvolvido por PrimeIT